Un coordonnateur, qui anime la démarche, fixe les échéances, favorise la participation
Pour organiser ces instances, il est indispensable d’identifier un coordonnateur ; le plus souvent, il s’agit d’un professionnel spécialisé (animateur, de niveau DEJEPS ou BEJEPS, ou professionnel du développement local) ; dans certains cas, il peut s’agir d’un élu local, d’un représentant de structure locale, ou d’un bénévole associatif. Son rôle est d’animer la démarche, de façon légitime et acceptée par les différents groupes de travail : gérer les invitations, les comptes rendus, arrêter les décisions, gérer le calendrier, prendre des initiatives… En l’absence de coordonnateur spécifique, il faut impérativement désigner un leader, qui acquiert la légitimité du groupe. Le plus pertinent est de s’appuyer sur un binôme animateur / élu pour l’ensemble de la démarche.